17 Φεβ 2011

Τι είναι η Συμμετοχή Εργαζομένων και η Ανάθεση Αρμοδιοτήτων στους Εργαζομένους

Εδώ και καιρό με απασχολεί η συμμετοχικότητα των εργαζομένων στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων των επιχειρήσεων. Όχι ως συμμετοχή στη διοίκηση μιας επιχείρησης, αλλά ως δημιουργική παρέμβαση / πρόταση στην εξέλιξη και ανταγωνιστικότητά της.

Το παρακάτω απόσπασμα από έκθεση για το ερευνητικό πρόγραμμα INNOREGIO, του κ.Α. Αποστόλου (Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής & Διοίκησης Πολυτεχνείο Κρήτης) είναι αρκετά κατατοπιστικό

..."Ένας από τους θεμελιώδεις παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία ή αποτυχία οποιουδήποτε οργανισμού είναι οι εξουσίες που παρέχει στο εργατικό του δυναμικό και το πόσο αποτελεσματικά εστιάζουν οι εξουσίες αυτές στους στόχους του οργανισμού. Οι σύγχρονες αντιλήψεις που επικρατούν στη διαχείριση παραγωγής, προσανατολίζονται στην κατάργηση της γραφειοκρατίας από την επιχείρησης, προτείνοντας τη πλήρη αυτοματοποίηση στη λειτουργία των επιχειρήσεων, η οποία περιλαμβάνει όλα τα στάδια από το σχεδιασμό έως την παραγωγή, μέσω των ηλεκτρονικών υπολογιστών.

Παρά το προαναφερθέν παράδειγμα εργοστασιακού αυτοματισμού, όλες οι επιχειρήσεις λειτουργούν με βάση τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του εργατικού τους δυναμικού. Ακόμη και σε ένα εργοστάσιο στο οποίο έχει εφαρμοστεί πλήρης αυτοματισμός, οι εργαζόμενοι εξακολουθούν να είναι υπεύθυνοι για το σχεδιασμό, τη συντήρηση και τη λειτουργία των συστημάτων που υλοποιούν την παραγωγή. Οι οργανισμοί που καταφέρνουν να αξιοποιήσουν τα δυνατά σημεία των εργαζομένων τους θα αποδειχθούν ισχυρότεροι και πιο ανταγωνιστικοί από αυτούς που δεν το επιτυγχάνουν. Οι οργανισμοί που αντιμετωπίζουν το ανθρώπινο δυναμικό τους ως αυτόματες μηχανές ή γρανάζια τροχού δεν πρόκειται ποτέ να αντιληφθούν τις πραγματικές προοπτικές τους. Μακροπρόθεσμα, τέτοιου είδους επιχειρήσεις, που δεν αξιοποιούν τους πόρους τους, υφίστανται τις επιπτώσεις του ανταγωνισμού και εάν δεν αλλάξουν τη διοικητική γραμμή και φιλοσοφία τους, σύντομα θα εξαφανιστούν.

Η έννοια της συμμετοχής των εργαζομένων είναι μια διαδικασία που δίνει τη δυνατότητα στους εργαζομένους να συμμετάσχουν στις διαδικασίες βελτίωσης και λήψης αποφάσεων διοικητικού επιπέδου, ανάλογα με τη θέση τους στον οργανισμό. Με τη θεωρία Υ του McGregor, εισάγεται για πρώτη φορά η ιδέα της συμμετοχικής διοίκησης. Έκτοτε η συμμετοχή των εργαζομένων έχει λάβει διάφορες μορφές, μεταξύ των οποίων οι προσεγγίσεις σχεδιασμού εργασίας και οι ειδικές δραστηριότητες, όπως τα προγράμματα Ποιότητας των Συνθηκών Εργασίας (QWL).

Μία μακροσκοπική οπτική γωνία μάς αποκαλύπτει ότι τελικά μόνο ένας παράγοντας διαφοροποιεί τις επιχειρήσεις μεταξύ τους - το ανθρώπινο δυναμικό. Και το προϊόν, και οι κατοχυρωμένες υπηρεσίες, και η διαδικασία, και τα μυστικά συστατικά μπορούν, σε τελική ανάλυση, να αντιγραφούν. Αυτό το αντιλήφθηκαν από πολύ νωρίς οι Ιάπωνες, και εκεί ακριβώς έγκειται ένας από τους λόγους της επιτυχίας τους στις διεθνείς αγορές. Αποδίδουν μεγάλη αξία στην εξοικείωση των εργαζομένων με τους στόχους, τον εξοπλισμό και τις διαδικασίες του οργανισμού.

Οι εργαζόμενοι αναγκάζουν τους οργανισμούς να αντιμετωπίσουν τρία βασικά θέματα: την επικοινωνία, τη συμμετοχή και την ανάπτυξη. Πράγματι, τα τρία αυτά θέματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέτρο για την ωριμότητα ενός οργανισμού στη σχέση του με τους απασχολούμενους. Στο σημείο αυτό θίγουμε το θέμα της συμμετοχής και των σχέσεων που δημιουργούνται στα πλαίσια αυτά. Δεν είναι λίγοι αυτοί που συγχέουν τα συστήματα επικοινωνίας, όπως είναι οι ομαδικές συναντήσεις ενημέρωσης, με τη συμμετοχή. Η έννοια της συμμετοχής, ωστόσο, είναι κάτι πιο ευρύ από την απλή ανταλλαγή πληροφοριών. Αφορά τη σταδιακή, αλλά και δραστική, ανάθεση εξουσίας σε αυτούς που βρίσκονται πιο κοντά στη διαδικασία αυτή καθαυτή. Οι αυτοδιοικούμενες ομάδες, η κυψελοειδής παραγωγή (παραγωγή από ειδικές ανεξάρτητες ομάδες), οι αυτόνομες ομάδες εργασίας, τα συστήματα εργασίας υψηλής απόδοσης αποτελούν παραδείγματα πραγματικής συμμετοχής.

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων συνεπάγεται ότι όλοι οι εργαζόμενοι συναισθάνονται ότι φέρουν ευθύνη και έχουν δικαίωμα να συμμετάσχουν στη λήψη αποφάσεων και στην επίλυση των προβλημάτων στα αντίστοιχα τμήματα και θέματα, ανάλογα με τη θέση τους στην επιχείρηση. Είναι προφανές ότι μία ολόκληρη επιχείρηση ειδικευμένων και ικανών στην επίλυση προβλημάτων εργαζομένων θα διαθέτει ένα σαφές ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι ενός οργανισμού με ορισμένους βασικούς συντελεστές και ένα ολόκληρο σμήνος κηφήνων.

Ο όρος 'Empowerment '(ανάθεση αρμοδιοτήτων) χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά το 1849, με τη σημασία της «ανάθεσης εξουσίας». Στα πλαίσια της διοίκησης ολικής ποιότητας (TQM), ο ίδιος όρος σημαίνει 'επιτρέπω', 'παραχωρώ', 'δίνω άδεια' ή 'δίνω την εξουσία να'. Πρόκειται για την εξουσία να δρα κανείς ανεξάρτητα, προκειμένου να πετύχει στόχους. Η εξουσία αυτή παραχωρείται από τα διοικητικά στελέχη, έτσι ώστε να αναπτυχθεί ένας ανθρώπινος δεσμός με τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, που στηρίζει τις βελτιώσεις μέσω της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας. 

Επιχειρώντας να αναλύσουμε την έννοια της ανάθεσης αρμοδιοτήτων, θα πρέπει να προσδιορίσουμε τα λογικά επιχειρήματα που αιτιολογούν την ανάθεση αρμοδιοτήτων από τη διοίκηση στους εργαζομένους, να γίνει η απαραίτητη ανάλυση και να εντοπιστούν οι τεχνικές για την εφαρμογή της στην πράξη. Όταν η διοίκηση δεν προβάλλει καμία αντίρρηση για την αιτιολόγηση ενός προγράμματος ανάθεσης αρμοδιοτήτων, η εταιρία μπορεί να προχωρήσει στον καθορισμό στρατηγικών και να καθιερώσει ένα πρόγραμμα εφαρμογής. Η ανάθεση αρμοδιοτήτων συνεπάγεται επίσης και το ότι η διοίκηση πρέπει να ριψοκινδυνεύσει παραχωρώντας ένα ποσοστό ελέγχου στους εργαζομένους. Ωστόσο, ο έλεγχος αυτός πρέπει να εντάσσεται και να ανατίθεται σε προγραμματισμένα πλαίσια. Η διοίκηση πρέπει να αναγνωρίζει ότι η παραχώρηση ελέγχου σε ικανά και ειδικευμένα στελέχη οδηγεί σε έναν πιο παραγωγικό οργανισμό με καλύτερη ομαδική εργασία και ταχύτερη επίλυση των προβλημάτων. Ένας οργανισμός που αναθέτει αρμοδιότητες στους εργαζομένους του, ανταποκρίνεται ταχύτερα στις αλλαγές, στις βελτιώσεις και στις νέες απαιτήσεις των πελατών. Αυτό επιτυγχάνεται όταν οι εργαζόμενοι σε έναν οργανισμό δρουν ανεξάρτητα προκειμένου να επιτύχουν τις προσδοκίες τους, στα πλαίσια της αρμοδιότητάς τους. 

Ένα άλλο σφάλμα στο οποίο υποπίπτει η διοίκηση είναι ότι φοβάται πως η ανάθεση αρμοδιοτήτων θα την αναγκάσει να δεσμευτεί δίνοντας ανοιχτές υποσχέσεις, με άγνωστες συνέπειες. Επίσης, φοβούνται ότι με τον τρόπο αυτό παραιτούνται από το δικαίωμα να ασκούν βέτο σε αρνητικές, άσχετες ή αντιπαραγωγικές ιδέες. Η διοίκηση πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι δεν παραιτείται της ευθύνης να λαμβάνει τις τελικές αποφάσεις. Ούτε παραιτείται της ικανότητας να συντονίζει τις ομαδικές προσπάθειες όταν συντρέχει λόγος. Η ουσιαστική έννοια της ανάθεσης αρμοδιοτήτων συνίσταται στην υπόσχεση της διοίκησης ότι οι προσπάθειες των εργαζομένων για ανάληψη δράσης και εξεύρεση νέων τρόπων συμμετοχής θα συναντήσουν την υποστήριξη και την ανταμοιβή από την πλευρά της διοίκησης. Το σημαντικότερο είναι η διοίκηση να διασαφηνίσει τις προσδοκίες, να θέσει τις κατευθυντήριες γραμμές και να καθορίσει το πεδίο δράσης και αρμοδιοτήτων. Δεν πρόκειται για μία διαδικασία παραίτησης από ευθύνες.

Ανάθεση Αρμοδιοτήτων και Μεταβίβαση Αποφάσεων

Έως τώρα, εξετάσαμε την ιδέα της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στους εργαζομένους, παρέχοντάς τους πόρους, κατάρτιση και την εξουσιοδότηση να επιλύουν προβλήματα και να βελτιώνουν συνεχώς τις διαδικασίες εργασίας. Η Διοίκηση Ολικής Ποιότητας αναγνωρίζει ότι οι εργαζόμενοι που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της εργασίας τους είναι οι πιο αρμόδιοι και πιο ικανοί να επιλύσουν τα προβλήματα που προκύπτουν στην πορεία της δουλειάς τους και να προτείνουν λύσεις για τη βελτίωση των αντίστοιχων διαδικασιών.

Σε οργανισμούς που επιθυμούν να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα ταλέντα και τις ικανότητες των εργαζομένων τους και να κάνουν βέλτιστη χρήση του χρόνου, η λογικότερη και ρεαλιστικότερη οδός είναι τα άτομα που κατανοούν καλύτερα ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή μία ευκαιρία βελτίωσης να λαμβάνουν τις αποφάσεις για την αντιμετώπιση ή την εφαρμογή τους. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, όλοι θα πρέπει να έχουν συνειδητοποιήσει πλήρως τις διαδικασίες και την αποστολή του οργανισμού και το πώς συνδυάζεται η δουλειά τους με τη δουλειά των άλλων για την εκτέλεση των διαδικασιών και την επίτευξη της αποστολής."...

Ολόκληρο το κείμενο μπορείτε να το κατεβάσετε εδώ...

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...